講演会のキャスティングと企画・準備！タレントやスポーツ選手を迎えるまで

講演会を行う目的

講演会の企画を進めるためには、まず誰に向けてどのようなテーマで講演会を行うのかを定める必要があります。予算や場所、日程などの計画にもかかわってくるため、後々ぶれてしまうことのないよう、慎重に検討を重ねてください。

講演会全体にかかわる予算

講演会を行う際には、会場の設営や備品の設置にかかわる「会場費」、講演会の参加者を募るためのポスターやチラシを作成するための「広告宣伝費」が必須です。また、講師となるタレントやスポーツ選手に支払う「キャスティング費」、講師やマネージャーらの「移動費」や「宿泊費」も必要です。これらをすべて踏まえた上で予算を組む必要があります。

講演会を行う場所

講演会の目的や参加者によって適した場所は変わります。多くの参加者を見積もっている場合、収容人数の多い場所を探すとなると公共施設やホテルなどが候補にあがるでしょう。会場まで公共交通機関でたどりつけるアクセスの良さや、音響照明、スクリーンの有無などの設備面も気になるところです。

講演会を行う日程

講演会を開催する日程は、参加者が参加しやすい日程を候補に入れることをおすすめします。多くの集客が目的なら土日祝日、社員研修の一環なら平日というように、参加者や内容に合わせて配慮することも大切です。また、講師や会場のスケジュールが合わなかったときのことも考えて、複数の日程を考えておくと安心できます。

講演会に登壇してもらう講師

講演会のテーマが明確で「この人にお願いしたい」と決まっている場合もあれば、誰にお願いしたらよいかわからない場合もあるかもしれません。また、講師選びには予算の都合もかかわってきます。このような場合はキャスティング代行に相談し、助言をもらうことでスムーズに進められます。

なお、SUNFLAP X1のキャスティングサービスについては以下をご確認ください。

講演会の進行表作成

進行表の作成を行う際には、講演会の関係者全員が共有して流れを把握できるよう意識することが大切です。講演会の開場、開演、終了時間や司会者などの講演会に直接かかわるものだけでなく、受付や案内係、その他スタッフの集合時間や役割も明確にしておくと、全体でしっかり共有できます。

講演会で必要なもの

講師によって異なりますが、通常は演台、マイク、水差し、コップ、おしぼり、控え室が必要です。その他ホワイトボードやノートパソコン、プロジェクター、スクリーンなどが必要となる場合もあるため、あらかじめ打ち合わせをしてリストアップしておきます。

講演会の周知準備

より多くの参加者を募るためには、ポスターやチラシ、ホームページなどの広告を利用して講演会を周知することが必要となります。広告を作成する際は講師の肖像権等に注意し、周知前に講師側の承諾を得ることが大切です。

講演会の記録準備

講演会当日の様子を記録したい場合は、講師側の承諾が必要です。承諾を得られた場合には、デジタルカメラやビデオカメラなど記録に必要なものの準備や、どのようなシーンを記録するのか確認しておきましょう。

講師の移動手段

講師が講演会会場までどのような手段で移動し、どのくらい時間がかかるのかを確認し、講師側と相談しておく必要があります。講師によっては移動手段の指定がある場合もあるため、事前に確認しておくことも忘れてはいけません。